Administrowanie nieruchomościami to dość skomplikowany proces wymagającym zajmowania się wieloma sprawami związanymi z obsługą danej nieruchomości oraz kontaktami z jej użytkownikami i zarządcą. W związku z taką ilością pracy jest to czynność bardzo często powierzana wyspecjalizowanym firmom, które zajmują się taką działalnością i administrują wieloma obiektami należącymi do różnych właścicieli.
Profesjonalna firma z doświadczeniem jest w stanie, w większości przypadków, zapewnić niższe koszty oraz znacznie wyższą jakość administrowania niż mógłby to uczynić sam właściciel nieruchomości albo dana wspólnota mieszkaniowa w niej ustanowiona. Poniżej przedstawione zostaną podstawowe czynność wchodzące w skład administrowania nieruchomością.
Na czym polega administrowanie nieruchomościami?
Administrowanie nieruchomością oznacza zajmowanie się wszystkimi bieżącymi sprawami wymaganymi do obsługi takiej nieruchomości oraz dbanie zarówno o jej stan techniczny, jak i wizualny. Lista konkretnych czynności, którymi zajmuje się administrator nieruchomości, jest zazwyczaj bardzo rozbudowana. W ogólności są to sprawy takie jak:
- zamawianie oraz nadzór nad przeglądami okresowymi, które należy przeprowadzać w nieruchomości (instalacja elektryczna, gazowa, wentylacyjna, grzewcza, systemy przeciwpożarowe itp.);
- bieżąca kontrola stanu technicznego budynku;
- zlecanie oraz nadzorowanie koniecznych prac remontowych oraz konserwacyjnych i naprawczych;
- podpisywanie umów na dostarczanie wody, prądu, gazu oraz wywóz śmieci z nieruchomości;
- zlecanie sprzątania, odśnieżania i tym podobnych prac w nieruchomości oraz na terenie wspólnym;
- współpraca z zarządcą nieruchomości;
- bieżące prowadzenie uproszczonej księgi rachunkowej;
- bieżące prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego;
- prowadzenie aktualnej dokumentacji technicznej każdego administrowanego budynku;
- prowadzenie oraz aktualizowanie spisu wszystkich lokatorów nieruchomości;
- jeżeli administrowana jest nieruchomość ze wspólnotą mieszkaniową, to administrator zajmuje się także organizowaniem zebrań wspólnoty, czyli wynajmem sali, zawiadamianiem o terminie zebrania, liczeniem głosów itp.;
- w ramach obsługi finansowej administrator może także mieć w swoich obowiązkach otwieranie rachunków bankowych wspólnoty, otwieranie na nich lokat dla nadwyżek finansowych, pobieranie opłat czy informowanie zarządu wspólnoty o opóźnieniach we wnoszeniu opłat przez właścicieli poszczególnych lokali.
Różnica między administrowaniem a zarządzaniem nieruchomościami
Nie należy mylić zarządzania z administrowaniem nieruchomościami. Zarządzanie nieruchomością jest czynnością szerszą, w której zawiera się również administrowanie nią. We wspólnotach mieszkaniowych za zarządzanie odpowiada zarząd wspólnoty lub zarządca wybrany przez wspólnotę, jeśli nie wybrano zarządu. Do obowiązków zarządcy należy oczywiście wszystko to samo, co powinien robić administrator oraz dodatkowo może on reprezentować interesy wspólnoty na zewnątrz, sprawuje on również kontrolę nad dokumentacją oraz przygotowuje projekty uchwał wspólnoty. Zarządca ponosi także odpowiedzialność prawną za brak wypełniania swoich obowiązków. Zarządca nieruchomości w celu zmniejszenia ilości pracy, jaka na nim ciąży, często zatrudnia administratora nieruchomości, któremu może przekazać szereg obowiązków związanych z administrowaniem. Lista tych obowiązków zawierana jest w umowie o administrowaniu i to ich wypełnianiem zajmuje się administrator. Dlatego w każdej nieruchomości administrator może mieć różny zakres swoich obowiązków, a więc i różny będzie konieczny jego nakład pracy.
Wiele wspólnot mieszkaniowych postanawia przekazać administrowanie swoimi nieruchomościami firmom zarządzającym nieruchomościami, zwłaszcza w dużych miastach, choć oczywiście nie jest to regułą. Jest to rozwiązanie pozwalające na zaoszczędzenie pieniędzy lokatorów oraz zapewnienie wysokiego poziom utrzymania budynków przy małym nakładzie pracy ze strony samej wspólnoty.